Las bases de datos son un
conjunto de “datos organizados y vinculados”, utilizados para la localización
de contenidos de carácter impreso o digital. Dichos datos permiten estructurar
y modificar la red de conexión entre conceptos, palabras clave, términos y
vocabulario no controlado. De modo que es posible no sólo modificar la
estructura sino la arquitectura de la base de datos o tablas relacionadas por
medio de códigos vinculados o un identificador único (ID).
La arquitectura de una base de
datos puede estar constituida por distintas tecnologías digitales o por un sólo
gestor que coadyuve a la creación de nuevas tablas y campos en donde se
realizaran la transcripción del paratexto creando y modificando los registros
de acuerdo a la concepción de Obra- Expresión-Manifestación-Ítem.
La información contenida en los
registros que representan las Obras e Ítems, en las bases de datos, son de vital importancia para el trabajo cotidiano
de los Archivistas y Bibliotecólogos que interactúan con documentos y objetos
que representan un alto valor tanto para su comunidad de usuarios como para su
institución. Por ello, es acuciante el prevenir los siniestros naturales e informáticos
que afecten la integridad de todo el trabajo generacional acumulado en las
bases de datos. Desde la creación de políticas hasta los procesos técnicos para
la migración de datos de una tabla a otra, o bien, la actualización del sistema.
Dicho sea de paso, el mencionar que la
migración de datos conlleva a una probable situación de conflictos informáticos
y de inconsistencias en el sistema desde “caracteres insertados en las palabras”
o datos incompletos.
Las copias de seguridad permiten
tener un respaldo digital que asegura el óptimo funcionamiento en cuanto al
inventario o catálogo del Archivo, Biblioteca o Centro de información. Para realizar
una copia de seguridad se deben tomar en cuenta los parámetros de
estandarización para la extracción de todos los registros, es decir, la manera
en cómo se procede, ¿Existen imágenes de las cubiertas digitalizadas, las
cuales son parte de los registros?, ¿La extensión del archivo final es una hoja
de cálculo o un archivo Sql?, ¿El respaldo se hará en un servidor espejo unidad,
unidad USB, o un disco externo?
Por último cabe destacar que uno de
los procesos más importantes para la el desarrollo de manuales y políticas de
resguardo de datos es el periodo de pruebas, el cual garantiza obtener la
certeza de que es posible “recuperar” de manera integra el contenido de la base
de datos. Ello garantiza el poder realizar ingeniería inversa (de darse el caso),
con el objetivo de modificar los módulos o adaptarlos a nuevos formatos, ya
sean impresos o digitales.
